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索 引 号 00310987X/201709-00016 信息分类 管理制度
发布机构 市文广新局 发布日期 2017-09-20
信息来源 关 键 词
主题分类 文化 服务对象分类
体裁分类 通知 生命周期分类
文 号 信息格式/语种
信息名称 关于印发《安庆市文广新局内部控制管理制度》的通知
内容概述
关于印发《安庆市文广新局内部控制管理制度》的通知
 

文广新〔2017196                签发:刘春旺

关于印发《安庆市文广新局内部控制管理制度》的通知

机关各科(室)、局:

安庆市文广新局内部控制管理制度》经广泛征求意见,并经2017531日局长办公会议讨论通过。现印发给你们,请及时组织学习,认真贯彻执行。

安庆市文广新局

2017531

抄送:市财政局、市审计局

 

安庆市文广新局内部控制管理制度

第一章 总 则

第一条 为了进一步提高我局内部管理水平,规范内部控制,加强廉政风险防控机制建设,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》、财政部《行政事业单位内部控制规范(试行)》等法律法规和相关规定,制定本制度。

第二条 本制度所称内部控制,是指我局为实现控制目标,通过制定各种实施措施和执行程序,对各科(室)、局及其工作人员从事文化广电新闻出版管理服务工作及业务行为进行防范和管控。

第三条 我局内部控制的目标主要包括:合理保证单位经济活动合法合规、资产安全和有效使用、财务信息真实完整,有效防范舞弊和预防腐败,提高公共服务的效率和效果。

第四条 我局主要负责人及班子成员对内部控制制度的建立、健全和有效实施负责。

第二章 单位层面内部控制

第五条 成立内部控制领导小组,由局主要负责人担任组长,建立内部控制联席工作机制,单位设置内部控制职能部门或者明确内部控制牵头部门(或岗位),负责组织协调内部控制工作。同时,充分发挥财会、内部审计、纪检监察、政府采购、资产管理等部门或岗位在内部控制中的作用。

第六条 针对内部控制相关人员就国家政策、单位内部控制制度以及内部控制拟实现的目标和采取的措施、各部门及其人员在内部控制实施过程中的责任等内容进行专题培训。

第七条 建立健全内部控制关键岗位责任制,明确岗位职责及分工,确保不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督。实行内部控制关键岗位工作人员轮岗制度,明确轮岗周期。应基于本单位的内部控制目标并结合本单位的业务特点,开展内部控制风险评估,形成定期风险评估的机制。 

内部控制关键岗位主要包括预算业务管理、收支业务管理、政府采购业务管理、资产管理以及内部监督等经济活动的关键岗位。

第八条 根据本单位“三定”方案,进行组织及业务流程梳理、再造,编制流程图。 

第九条 局主要负责人主持召开会议讨论内部控制制度建立与实施的议题;主持本单位内部控制工作方案的制定、修改、审批工作,负责建立健全内部控制工作机制;对内部控制制度建立与实施过程中涉及到的相关部门和人员进行统一领导、统一协调,主持开展工作分工及人员配备工作,发挥领导作用、承担领导责任。

第十条 通过对权力结构的梳理,构建决策科学、执行坚决、监督有力的权力运行机制,确保决策权、执行权、监督权既相互制约,又相互协调。 

第十一条 建立与审计、纪检监察等职能科室或岗位联动的权力运行监督及考评机制,以定期督查决策权、执行权等权力行使的情况,及时发现权力运行过程中的问题,予以校正和改进。 

第三章 业务层面内部控制

第一节 预算控制

第十二条 本单位预算管理制度涵盖预算编制与内部审批、分解下达、预算执行、年度决算与绩效评价四个方面。

㈠ 预算编制与内部审批

⒈预算编制坚持“从实际出发、勤俭节约、量力而行、提高效率、稳步发展”的原则,根据国家方针政策和上级部门下达的任务,结合本单位情况,本着“统筹兼顾、保证重点、开源节流、增收节支、略有结余”的原则进行编制,不得编制赤字预算。

⒉预算编制采取自下而上的方法,由科(室)、局依据单位发展规划和工作任务进行申报,财务科负责编制,部门预算编制汇总情况提请局长办公会议研究决定后上报市财政局。

⒊收入预算应坚持积极稳妥原则,根据上年度实际收入水平,结合当年计划目标及标准进行编制。支出预算应根据上年度实际支出水平以及本年度工作计划、收入预算、物价变动情况等进行编制,既要保证业务活动需要,又要合理节约,处理好需要与可能之间的关系。

⒋按照省财政厅关于“纳入部门预算管理的预算外资金实施国库集中支付制度”、“单位要根据预算执行进度,每月编制下月的用款计划,财政将按单位上报的预算和用款计划在实际使用时支付,资金拨款与实际支付同步”的要求,本单位各部门在每月20日前将本部门下月开展业务所需费用进行测算,报本单位财务科。财务人员根据各部门上报的预算书,结合本单位整体的预算执行进度,编制下月用款计划报送上级部门。

⒌对于在预算执行中确需增加的开支项目和无法预计的超预算因素,科(室)、局必须书面报告说明增加项目支出的原因,必须报经局办公会议研究通过,财务调整追加。

㈡ 分解下达

预算一经批准下达,应认真组织实施,将预算指标层层分解,横向将预算指标分解为若干相互关联的因素,寻找影响预算目标的关键因素并加以控制;纵向将各项预算指标层层分解落实到最终岗位和个人,明确责任部门和最终责任人,时间上将年度预算指标分解细化为季度、月度预算,通过实施分期预算控制,实现年度预算目标。

㈢ 预算执行

⒈预算按规定程序审核后由财务科严格遵照执行。凡已列入预算的,财务科应保证正常用款需要;凡未列入预算或超出预算的开支,未经规定程序追加或调整,任何人无权决定付款。

⒉编制预算执行报告。预算执行情况报告包括预算收支执行情况报表和文字分析两部分,主要反映各财政收支项目本旬(月)及累计发生数、完成预算进度及增减变化情况等,同时,对执行情况进行分析说明并提出有关建议,是有关部门和领导进行财政经济管理决策的重要参考依据。

㈣ 年度决算与绩效评价

⒈本单位财务结算日为每年的1225日。局财务科按照年度决算编报要求,实事求是,编制年度决算报表,经本单位领导审核后上报。

⒉加强决算管理,进一步加大决算审核力度,保障决算的完整性、真实性、有效性。对基本支出和项目支出分别核算,对项目严格按照预算内容单独核算,确保决算能全部反映预算执行情况。

⒊强化决算效力,向各预算部门明确年度决算结果将作为下一年度部门预算重要依据和参考。

⒋建立预算绩效管理机制,对预算资金使用情况实施绩效考评。根据绩效考评结果,对严格按照预算执行的部门给予表彰,对预算与执行差异较大的部门提出整改,确保预算资金使用效率。

第二节 收入控制

第十三条 本单位收入(包括非税收入)管理制度应涵盖票据管理、收入收缴、收入核算三个方面。

㈠ 票据管理

⒈各项收费必须开具财务科统一管理的《安徽省政府非税收入一般缴款书》(以下简称《缴款书》)。缴款书应规范填写,项目齐全,分项准确,并做到日清月结,按时报表。

⒉《缴款书》由财务科统一管理,及时申领、保管和核销,确保票据定量供应和完整。

⒊非本单位财务人员未经授权不得开出本单位的票据。行政执法人员经授权后,可在财务科领取《缴款书》,在限定的用途内使用。财政收费票据使用单位不得转让、出借、代开、买卖、擅自销毁、涂改财政收费票据;不得串用财政收费收据,不得将财政收费收据与其他票据相互替代。财政收费收据使用完毕,应当按顺序清理票据存根,装订成册,妥善保管。

㈡ 收入收缴

⒈本单位所有收入一律由财务科统一核算、统一管理。任何科室和个人不得私设小金库,不得私自收取现金和设置账外账,不得挪用或侵占公款。

⒉严禁职工个人利用单位、科室的名义私自开展活动并收费。

⒊按照规定的时间、数额,及时到指定的代收机构将有关款项缴入政府非税收入汇缴结算账户。

㈢ 收入核算

执行《行政单位会计制度》。本单位的收入包括财政拨款收入和其他收入。财政拨款收入是指从同级财政部门取得的财政预算资金。其他收入是指依法取得的除财政拨款收入以外的各项收入。

本单位的收入在收到款项时予以确认,并按照实际收到的金额进行计量。

第三节 支出业务控制

第十四条 本单位的支出管理制度涵盖预算与计划、支出范围与标准确定、审批权限与审批流程、支出核算四个方面。

㈠ 预算与计划

本单位所有支出必须在本年度预算安排额度之内。无特殊情况,一般不得办理无计划、超预算的支出。特殊情况下的预算外支出,必要时需经开会讨论研究同意,并在当年预算内调整。

㈡ 支出范围与标准确定

⒈大型活动(如会议、培训、宣传等)费用报销。

本单位举办的大型活动(如会议、培训、宣传招募等),由承办科室事先编制活动经费预算,经审核同意后实施。报销时,除发票外,应附活动通知、会议议程、参会及培训人员签到表、活动经费结算清单等相关手续。

⒉公务接待费报销。

公务接待由经办人员事先按照《公务接待审批单》的内容和要求,一次一单认真填写,必要时需经开会讨论同意,由分管财务领导审批。公务接待费实行公务卡实时结算。报销时必须4单齐全。在非定点单位公务接待报销最迟不得超过三个月。

⒊购置费用报销。

单位自行采购:必须按发票规定的品名、数量、单价、金额等内容开具正规发票。属低值易耗品管理范围的需询价采购,办理验收入库手续。报销时,除发票外,需附报价单或合同、材料验收入库单等相关附件,按审核权限经分管领导审核后,由分管财务领导审批,财务科办理报销手续。

政府集中采购:属于政府招标采购范围内的工程类、设备类、服务类采购项目一律实行集中招标采购。招标采购的工程类项目应办理竣工决算手续;设备类项目应按照招标文件参数办理资产验收登记手续;服务类项目应按照实施方案要求进行考核评估。付款时,除发票外,需附相关附件(如采购合同、验收证明、材料验收入库单、工程竣工验收报告、中标通知书等),由分管财务领导审批后到财务科办理相关手续。

采购经办人应及时将采购发票及入库单据汇总报至财务科。入库单据必须与库房入库单一致。由市局统一集中招标采购的公共文化服务设施在采购后需要进行资产划拨的,应及时报请会议研究同意后办理资产划拨手续。

⒋差旅费报销。

出差人员事先填写出差审批单,经科(室)、局负责人签字,分管领导审批,向办公室报备。出差人员差旅活动结束后应当及时办理报销手续差旅费报销时应当提供出差审批单、机票、车票、船票、住宿费发票等凭证住宿费、机票支出等按规定原则上以公务卡结算。经出差人及科(室)长签字,报财务审核后,经分管财务领导审批报销。多人一同出差的,需列明出差人员名单。

外出学习、培训、参会等,需附主办单位通知文件及领导批示。有借款的应付借款单结算联。

⒌维修维护费报销。

设施设备的维修维护:科(室)、局事先编制维修维护申请单,经办公室认定签字,承办人员询价后报财务科备案。按审核权限审核。报销时,除发票外,应附领导批准的申请单、费用明细结算清单等。

修缮及零星小工程:5千元以上(含5千元)的修缮及零星工程,应事前编制预算,报办公室认定签字,报财务科备案。由领导审核,由分管领导签定合同或协议。5千元以下的修缮及零星工程,由分管领导审核并签定合同或协议。工程竣工后,编报决算,凭合法正规原始凭证办理付款。报销时,除发票外,需附工程明细清单、施工合同或协议、验收报告等相关附件。

⒍劳务费支付。

机关理论学习、科(室)、局业务培训及项目评审等聘请专家劳务费支付程序:由承办科室根据额度规定编制劳务费表格→承办科室分管领导审核签字→财务科审核→财务分管领导批准→财务科转账付款。

劳务费原则上一次一付,及时结清,不得拖欠或累积。

㈢ 审批权限与审批流程

严格实行财务收支一支笔审批制度。

 财务收支审批权限:单笔支出5000元以内的,由财务分管领导审批;单笔支出5000元(含5千元)至1万元的,由财务分管领导报经局长审核同意后,由分管财务领导审批;1万元以上的(含1万元),由财务科提交局长办公会议研究同意后,由分管财务领导审批。

    ⑵ 财务收支审批程序:由经办人填制报销单(附原始凭证及附件)财务负责人审核财务分管领导审批财务科报销。

㈣ 支出核算

⒈执行《行政单位会计制度》。本单位的支出包括经费支出和出经费。经费支出是指本单位自身开展业务活动使用各项资金发生的基本支出和项目支出拨出经费是指纳入单位预算管理、拨付给所属单位的非同级财政拨款资金。

⒉经费支出一般应当在支付款项时予以确认,并按照实际支付金额进行计量。采用权责发生制确认的支出,应当在其发生时予以确认,并按照实际发生额进行计量。

第四节 政府采购业务控制

第十五条 局机关政府采购管理制度涵盖预算与计划、需求申请与审批、过程管理、验收入库四个方面。包括建立健全政府采购预算与计划管理、政府采购活动管理、验收管理等政府采购内部管理制度。

 预算与计划

采购人在编制下一财政年度部门预算时,应当按照部门预算编制的要求,按该年度《安庆市政府集中采购目录和采购限额标准》编制政府采购预算。

⒈采购人根据财政部门批复的政府采购预算指标(年度或追加),在财政平台一体化系统政府采购管理模块申报政府采购计划,报同级财政部门审核。为避免前松后紧的现象,年初批复及追加的政府采购计划申报截止时间为当年930日(第四季度只办理本季度追加的项目指标)。

⒉局财务科对下属单位报来的政府采购计划进行审核,审核无误后提交到同级财政部门。

 申请与审批

⒈申请报告:根据年度计划,由各科(室)、局提交申请,申请文件需列明项目名称、金额、资金来源、需求登记日期、项目分类(货物类、服务类、工程类)等,报局办公室。

⒉评估调研:局办公室在接到申请报告两周内,根据《采购目录》,作供方评估、市场调研或政府集中采购咨询。财务科协同配合。

⒊审核批准:局办公室将评估调研的情况报局采购领导小组或局长办公会议研究审批。并对采购品种、数量、质量及采购资金等提出原则性要求。

 过程管理

⒈自行采购:采购计划批准后,由局办公室、财务科、监察室会同所需设备物资科(室)、局有关人员具体办理。招标采购应尽量采用公开招标上网公示、邀请招标和竞争性谈判的办法。招标报名时,供方应提供资质、产品证书等文字材料,符合条件的供方方可报价竞标。在保证质量、品质、用途的前提下,价格低的优先采购,报请采购领导小组或局长办公会议同意后,予以公示7天。监察室对采购项目进行监管并建立采购档案。

⒉政府集中采购:按《安庆市政府采购目录》执行。由市财政局预编办批准进入招标采购平台,各科(室)、局负责提供品种、规格、质量需求、价格要求等参数,由市公管局公共资源交易中心负责招标采购。在招标采购中,应尽量采用公开招标的方式。

⒊签订合同:在签订合同前,所有的供方资质、产品证书等文字资料应齐全备案,收取履约保证金。合同中应明确品质、数量、价格、运输、付款方式、到货日期、保修时间、质保金等内容。业务用一次性耗材、试剂及行政办公耗材供货合同期应在一年内。合同期满重新招标采购。在使用中发生重大质量问题,可提前终止合同。

 验收入库

⒈验收入库:所有采购的设备物资均需验收入库,登记造册,验收时由局办公室会同所需物品的科(室)、局负责人或仓库人员对所采购货物、服务或工程的品种、规格、数量、质量、技术要求及其他内容进行验收,并出具验收报告。办公室资产管理员按规定做好资产实物帐和卡片。

⒉结算付款:财务科根据发票、政府采购合同、验收报告及中标通知书结算付款。如合同中有预付款的,可在货到前按规定预付款,结算时扣除,有维修保证金的,在一年期后付款。采购发票必须是国家税务部门印发的正规发票。

第五节 资产管理控制

第十六条 本单位资产管理制度涵盖资产购置、资产保管、资产使用、资产核算与处置四个方面。包括对资产实行分类管理,建立健全资产内部管理制度。

㈠ 资产购置

根据《行政单位国有资产管理暂行办法》,坚持“统一领导,归口管理,层层负责;合理调配,管用结合,物尽其用”的原则,保证固定资产的安全完整,充分发挥其使用效能。

⒈科(室)、局需要购置固定资产设备时,必须提前向局办公室申报购置计划,报财务科备案,经办公室汇总,报局长办公会议审议批准,列入年度财政预算。

⒉固定资产购置由局办公室牵头,按照政府招标采购办法办理。自行询价采购,采购品种单价1000元或总价5000元以上的,需出具询价函。

㈡ 资产保管

⒈固定资产实施局办公室统一管理下的部门使用管理责任制。做到“统一管理、账物分管、责任到人、账物相符”。按固定资产的明细进行分类核算。局办公室分工专人负责固定资产实物管理。资产管理员按固定资产的具体分类建立固定资产实物账,记录各项资产的进出日期、数量、型号、价格、状态、存放地点和保管人等详细情况。

⒉所有固定资产由局办公室指定专人负责登记、验收、建档、建卡、调配、维修。

⒊财务科设专人负责按品名、数量在局办公室收集固定资产卡片,记录固定资产价值和数量,并分类设置固定资产金额明细账。

⒋设备归口科室指定专人负责设备的操作使用、维护保养、日常保管。

㈢ 资产使用

固定资产使用部门,必须建立健全固定资产使用、管理、维护和赔偿制度。应落实安全防护措施,做好防火、防盗、防暴、防潮、防尘、防锈、防蛀等工作,按照制度要求对固定资产进行维护、定期检测或修缮,确保完好和使用安全。

⒈对精密贵重以及容易发生安全事故的仪器设备,使用部门应制定具体操作规程,指定专人进行管理、操作。

⒉对购置大型精密贵重仪器设备、文物、陈列品以及基建过程中形成的各类文件资料,使用部门必须及时收集、整理,妥善保管,编号存档。

⒊办单位固定资产一般不得对外出租、出借,确需出租、出借的,应由出借部门提出申请,使用部门审核后,报单位领导审批。收回时应进行勘验。出租、出借固定资产取得的收入,应由财务科及时足额上缴市非税收入管理局。

⒋建立固定资产使用情况检查和考核制度,对长期闲置、利用率低下的固定资产及时进行合理调配,提高利用率。

各科(室)、局在使用固定资产时要严格执行技术操作流程并注意维护保养。固定资产实物分配到部门,责任到人。各科(室)、局主管对本科(室)、局固定资产保管、使用、维护负总责,使用和保管人负第一责任。因保管、使用不当而丢失、损坏的,责任人应予以赔偿。

㈣ 资产核算与处置

⒈资产核算

本单位国有资产是指由本单位占有、使用的,依法确认为国家所有、能以货币计量的各种经济资源的总和。其内容包括国家拨给本单位的资产、本单位按照国家政策规定运用国有资产组织收入形成的资产,以及接受捐赠和其他经法律确认为国家所有的资产。其表现形式为固定资产、流动资产、无形资产和对外投资等。

⑴ 固定资产是指一般设备单位价值在2000元以上,使用期限在一年以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资,亦作为固定资产管理。

⑵ 流动资产指可以在一年以内变现或者耗用的资产,包括现金、各种存款、应收及预付款、存货等。

⑶ 无形资产指不具有实物形态而能为使用者提供某种权利的资产,包括专利权、商标权、著作权、非专利技术、商誉以及其他财产权利。

⑷ 对外投资指局机关利用货币资金、实物、无形资产等向其他单位的投资。

⑸ 其他资产指本单位接受捐赠和其他经法律确认为本单位所有的资产。

本单位固定资产按下列规定计价:

⑴ 购入、调入的固定资产,按实际支付的价款以及为使固定资产达到预期工作状态所支付的包装费、运杂费、安装费及车辆购置附加费等计价;

⑵ 自行购建的固定资产,验收合格后,按建造所用全部相关支出计价;

⑶ 在原固定资产基础上进行改建、扩建和增建的固定资产,应按改建、扩建和增建所发生的支出减去改建、扩建和增建过程中的变价收入后的净增加值,增计固定资产原价;

⑷融资租入的固定资产,按租赁协议确定的价款、运杂费、安装费等计价;

⑸接受捐赠的固定资产,按照同类固定资产的市场价格或捐赠者所提供的有关凭据,以及接受固定资产时发生的相关费用计价;

⑹ 盘盈的固定资产,按重置价值计价;

⑺ 交换取得的固定资产,按各自的原值或重置价值计价;

⑻ 其他单位投资转入的固定资产,按评估价值或者合同、协议计价;

⑼ 已投入使用但尚未办理移交手续的固定资产,可先按暂估价计价,待核定实际价值后再进行调整。

已入账的固定资产,除发生下列情况外,不得任意变化其价值。

⑴ 根据国家规定对固定资产价值重新估价;

⑵ 增加补充设备或改良装置;

⑶ 将固定资产的一部分拆除;

⑷ 根据实际价值调整原来的暂估价值;

⑸ 发现原固定资产记账有误。

⒉资产处置

固定资产的处置是指本单位对各类固定资产进行产权转移或注销的行为。包括调拨、出售、投资、报废、报损等。

 处置固定资产按照以下程序办理:

⑴ 固定资产需处置时由使用部门提出申请并填写固定资产处置报告单,办理处置手续;

⑵ 局办公室组织技术鉴定,提出处理意见经分管领导签署意见后,报主要领导或单位行政会议批准;

⑶ 局办公室、财务科根据领导批复,按照行政单位国有资产处置的有关规定,处置固定资产。

局机关处置固定资产按以下权限办理。

⑴ 以下固定资产须经国有资产管理部门审批处置:

房屋建筑物、车辆的处置;合计原值超过5万元(含5万元)的固定资产报废、报损的处置。

⑵ 处置上述标准以下的固定资产,由局办公室、财务科清查盘点后,报领导或行政会议审批,并报国有资产管理部门备案。

固定资产处置收入,应及时足额上缴财政部门,不得截留挪用。

第六节 建设项目控制

第十七条 本单位建设项目管理制度涵盖项目立项与审核、概算预算、招标投标、工程变更、资金控制、验收与决算等方面。

㈠ 立项与审核

⒈基建项目立项。根据本单位发展总体规划,安排业务科(室)、局进行调查、预算、分析,编报项目建议书,经局长办公会议研究后,报相关部门审批立项。财务科根据批准的项目计划建议书的概算申请经费。

⒉项目建议书批准后,业务部门委托有资质的设计、咨询单位(设计招标的,由中标设计单位)对基建工程项目在技术、工程、经费和外部协作等方面进行可行性分析,提出最佳设计方案的可行性研究报告;对设计方案的可行性、经济性和实用性等方面进行审查,提出修改建议。确保基建工程顺利实施。

㈡ 概算预算

⒈初步设计(总概算)。

可行性研究报告批准后,设计单位按照批准的可行性研究报告的要求,编制初步设计(总概算)。初步设计批准后,其设计总概算的金额即为工程投资的最高限额,未经批准不得随意突破。确因不可抗拒因素造成投资突破设计概算时,需上报原批准部门审批。
    
⒉施工图设计(预算)。

 初步设计批准后,局办公室、业务科室与设计单位(或中标设计单位)签订“工程设计协议书”,组织施工图设计。施工图设计应严格按照相关部门提供的工程使用功能、建筑标准、单位平方米造价、总概算的最高限额、地质勘察、水文等资料进行设计。
    ⒊施工图设计审查(图纸会审)。

基建工程项目图纸的审查,由局领导按国家规定的组织形式和要求,组织有关单位、部门的专业人员对图纸进行会审。会审的原则、依据、内容和会审办法按国家的有关规定实施。

㈢ 招标投标

基建工程项目招标(包括公开招标、邀请招标、议标等)管理主要是为了有助于工程按期完工、保证工程质量、降低工程造价、提高投资效益。因此,除按规定程序、方法组织招标外,局相关部门要全过程参与监督管理。

⒈招标前。首先要审查招标文件的表述内容是否准确,特别是建筑项目面积、总高度等重要数据是否明确;其次要审查单位要求施工企业给予工程建设的优惠条件,包括总造价下浮的标准、综合费取费标准下浮等级、工程付款情况、对质量等级的承诺等关键性问题。在投标单位进行投标前,局相关科室(局)要研究中标方案。
    ⒉施工企业中标后。依据中标报价结合招标文件要求,与施工方签订建设工程合同(标底以外的与工程密切相关的附属工程可与中标单位另签订协议),局相关科室负责对建设工程合同进行审查。
     ⒊合同、协议签订后。局相关科室将招标书、中标评分表、中标单位投标书、合同(协议)、图纸进行复印,送呈监察室一份,送呈财务科合同(协议)一份。

㈣ 工程变更

⒈严格施工程序的控制管理。业务科室及监理部门严格按照相关规定对施工单位的施工程序进行控制管理,如发现施工方没有按要求程序施工或减少施工程序,在责令施工方重新返工的基础上,对责任方追究赔偿责任(赔偿金额为涉及返工量或造成损失金额的2倍)。

⒉严格控制工程量的变更,尤其是由施工方提出的变更,业务科室要在源头上进行严格控制,如确需变更,要提交变更预算书面报告,经局长办公会议研究同意,然后由监理工程师签署意见,向设计单位提交变更和修改方案。变更和修改方案在得到设计部门同意修改后,及时将已审批的增减工程量的预算书和图纸呈送监察室和财务科。

㈤ 资金控制

  ⒈业务科室要与被委托监理机构密切配合,根据合同和图纸要求,及时掌握施工进度、质量标准、工作量和工程造价。对隐蔽工程的施工,业务科室要通知审计人员到施工现场进行实地查看、丈量,并做好原始记录。

⒉按照合同要求进行工程进度付款的工程,业务科室和监理工程师要认真计算工程进度量,签署工程进度付款意见书,并通过审计人员确认。对工程进度、质量有争议的问题,三方要进行协商解决,必要时要向局领导报告。

⒊财务科主要控制工程费用支付,防止超预算、无计划使用工程款。拨付工程款必须做到审批手续齐全,未经批准的超预算工程不予结算。

㈥ 验收与决算

⒈基建工程竣工后,本单位基建监督小组参与工程验收工作,并对验收中存在的问题进行督促,责令施工方限时改正;对竣工验收报告的内容、附件等资料进行全面审查。

⒉基建工程竣工验收合格后,由施工单位依据合同、变更报告书、签证单等资料,编制基建工程决算书,报请审计部门审结。局办公室根据工程审计报告书登记资产,财务科根据审计报告书按财务规定办理工程款项结算。

⒊工程决算审计结束后,应及时向局长办公会议报告。对工程决算审计中出现的有关问题,应及时向局领导报告,必要时提请会议研究决定。

第七节  项目合同控制

第十八条  本单位合同管理制度涵盖合同订立、合同履行、合同归档、合同纠纷处理四个方面。

㈠ 合同订立

⒈合同管理由局办公室负责,明确合同的授权审批和签署权限,妥善保管和使用合同专用章,严禁未经授权擅自以单位名义对外签订合同,严禁违规签订担保、投资和借贷合同。

⒉建立财务科与办公室的沟通协调机制,实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。

⒊加强对合同订立的管理,明确合同订立的范围和条件。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,应当组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判,必要时可聘请外部专家及法律顾问参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,应当予以记录并妥善保管。

㈡ 合同履行

⒈对合同履行情况实施有效监控。合同履行过程中,因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的,应当及时采取应对措施。

⒉建立合同履行监督审查制度。对合同履行中签订补充合同,或变更、解除合同等应当按照国家有关规定进行审查。

⒊财务科应当根据合同履行情况办理价款结算并进行账务处理。未按照合同条款履约的,财务科在付款之前要向单位有关领导报告。

㈢ 合同归档

⒈局办公室应当加强对合同登记的管理。定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行和变更情况,实行对合同的全过程管理。每一份合同都必须有一个编号,不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管。

与单位经济活动相关的合同应同时提交财务科作为账务处理的依据。

⒉加强合同信息安全保密工作。未经批准,不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。

㈣ 合同纠纷处理

加强对合同纠纷的管理。合同发生纠纷的,应当在规定时效内与对方协商谈判。合同纠纷协商一致的,双方应当签订书面协议;合同纠纷经协商无法解决的,经办人员应向负责人报告,并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第八节 建立决策机制制度

第十九条 本单位决策机制制度涵盖“三重一大”集体决策、分级授权两个方面。

㈠ “三重一大集体决策”

⒈确保“三重一大”(重大事项决策、重要干部任免、重要项目安排、大额资金的使用)必须经集体讨论作出决定。

⒉局领导班子集体研究决策“三重一大”事项,必须严格遵守“集体领导、民主集中、个别酝酿、会议决定”的原则,实行集体议事事项并以会议表决形式体现领导集体的意志,不得以传阅会签或个别征求意见等形式代替集体议事。

⒊议事范围。凡涉及本单位政策、发展、稳定以及干部职工切身利益的重大问题均属“三重一大”决策范畴。主要包括:

⑴ 重大事项决策

①研究部署全局性改革、发展工作;

②研究部署本单位领导班子、党风廉政建设、作风建设、精神文明建设等事项;

③制定年度工作计划及重大活动实施方案,研究重要的对上工作请示和报告;

④研究调整部门的职能职责,机关科室设置及机关工作人员的定岗定责;

⑤研究调整局党委委员、领导班子成员的分工;

⑥制定与修改本单位工作制度和程序;

⑦研究落实上级机关、上级领导重要指示的实施方案;

⑧研究代上级机关起草的规范性文件;

⑨研究部署维稳工作,研究本系统涉稳重大问题的处理;

 ⑩研究部署重大突发事件的应急及善后处理,研究部署重大信访事件、重大伤残事故的处置;

 ⑾研究部署其他重大事件。

⑵ 重要干部任免

①研究机构人员编制计划、临时用工及人员返聘计划;

②按干部管理权限研究干部的任免、调整、奖惩;

③研究向上级呈报的干部的任免、调整、奖惩意见;

④研究公开招考人员的录用或聘用;

⑤研究政策性安置人员的接收和落实。

⑶ 重要项目安排

①文化基础设施建设、维修、改造等基本建设工程项目的安排;

1万元以上(含1万元)的大宗商品、设备采购及安排,大额固定资产处置等;

③其他重要项目安排。

⑷ 大额资金使用

①制定年度预算,审核预算执行情况,审核年终决算;

②审核单位1万元及以上的单项经费支出;

在集体决策中,要坚持民主集中制,摆正主要领导个人与集体的关系。讨论重大决策事项,会议组成人员充分发表意见,对决策方案明确表态,主要领导应当末位发表意见,不得在其他与会人员表态前发表倾向性意见。主要领导拟作出的决定与多数人意见不一致的,应当说明理由,意见分歧仍较大的,除紧急事项外,暂缓作出决定。

㈡ 分级授权

⒈集体决策的机制和程序。

对重大问题,通过党委会、党委扩大会、班子成员会讨论决定。会议议题根据工作需要,由会议主持人确定,可以邀请有关科室负责人在讨论相关议题时列席会议。

⒉民主决策程序。

依照国家法律、法规和相关规章,凡属“三重一大”事项,提交决策之前,要经过必要分析,进行讨论并做好记录,采取民主集中制的原则,作出决策。

⒊集体决策机构议事规则。

⑴ 认真贯彻民主集中制,充分听取与会人员意见,确保决策的科学化、民主化、制度化。

⑵ 通过党委会、党委扩大会、班子成员会议如有重大议题或重要人事任免,出席人数需达到应出席人数的2/3,会议方可举行。

⑶ 集体决策议决事项,要坚持少数服从多数的原则。会议表决事项,重大议题或重要人事任免表决,已赞成票超过到会人数的2/3为通过。

⑷ 会议决定的事项,要明确落实部门和责任人。

⑸ “三重一大”事项决策的情况,包括决策参与人、决策事项、决策过程、决策结论等,要以会议通知、 议程、记录、决定等形式留下文字性资料,并存档备查。

4、“三重一大”事项决策的实施。

⑴ 组织实施。

通过党委会、党委扩大会决定的事项,由领导班子成员按照分工组织实施;班子成员会议做出的决定,由班子成员按照分工组织实施,个人不得擅自改变或拒绝执行。

⑵ 监督检查。

党委会、党委扩大会、班子成员会议决定的事项,由办公室负责催办,并及时将落实情况向局长汇报,办公室根据职责权限对决策执行情况进行监督检查,发现问题,及时报告,提出纠正建议。

⒌责任追究。

⑴ 凡属下列情况给国家、集体、本单位造成重大经济损失和严重政治影响的要追究责任:

①不履行或不正确履行“三重一大”制度决策程序,不执行或擅自改变集体决定的;

②未经集体讨论决定而个人决策,事后又不通报的;

③未向领导集体提供真实情况而造成错误决定的;

④执行决策后发现可能造成损失,能够挽回而不采取措施纠正的;

⑤其它因违反决策规定而造成失误的。

⑵ 责任追究主要依据本人职责范围,明确集体责任、个人责任或直接领导、主要领导责任。

⑶ 对给机关造成重大损失和严重政治影响的责任人,根据事实、性质、情节应承担的责任,依法依纪追究。

第四章 评价与监督

第二十条 建立健全内部监督制度,明确各相关科(室)、局或岗位在内部监督中的职责权限,规定内部监督的程序和要求,对内部控制建立与实施情况进行内部监督检查和自我评价。

内部监督与内部控制的建立和实施保持相对独立。

第二十一条 局监察室定期或不定期检查内部管理制度和机制的建立与执行情况,以及内部控制关键岗位及人员的设置情况,及时发现内部控制存在的问题并提出改进建议。

第二十二条 局监察室根据实际情况确定内部监督检查的方法、范围和频率。

第二十三条 本单位负责人应当指定专门部门或专人,负责对单位内部控制的有效性进行评价并出具单位内部控制自我评价报告。